KVKK Saklama ve İmha Politikası
1. POLİTİKANIN AMACI
Bu politikanın amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), 7499 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ve ilgili diğer düzenlemeler doğrultusunda,
kişisel verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamaktır.
Bu çerçevede, CTPOLAT Hukuk bünyesinde kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin nasıl yönetileceğine dair usul ve esaslar belirlenmekte, rol ve sorumluluklar netleştirilmektedir.
2. POLİTİKANIN KAPSAMI
Bu politika, CTPOLAT Hukuk (“Şirket”) nezdinde tutulan tüm kişisel ve özel nitelikli kişisel verileri kapsar. Ayrıca;
• Şirket çalışanları, yöneticileri, danışmanları,
• İştirakler, dış hizmet sağlayıcıları,
• Şirket ile hukuki ilişki kuran gerçek ve tüzel kişiler,
• Kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm taraflar
bu politika kapsamına dahildir.
KVKK çerçevesinde, tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen veriler ile herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla manuel olarak işlenen kişisel veriler de bu politika kapsamında değerlendirilir.
Bu belgede aksi belirtilmedikçe, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak anılacaktır.
3. TANIMLAR
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle birleştirilse dahi hiçbir şekilde belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.
• İmha: Kişisel verilerin tamamen silinmesi veya yok edilmesi işlemidir.
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
• Kişisel Veri Saklama Tablosu: Şirket nezdinde kişisel verilerin saklanma sürelerini gösteren listedir.
• Kişisel Veri İşleme Envanteri: Kişisel veri işleme süreçlerini ve ilgili güvenlik önlemlerini detaylandıran kayıt sistemidir.
• Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin, ilgili kullanıcılar tarafından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.
• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin, hiçbir kişi veya sistem tarafından geri getirilemeyecek şekilde tamamen ortadan kaldırılmasıdır.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin; ırkı, etnik kökeni, siyasi görüşü, dini inançları, biyometrik ve genetik verileri, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti bilgileri gibi hassas nitelikteki verilerdir.
• Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması halinde belirli zaman aralıklarında silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerinin gerçekleştirilmesidir.
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli bir düzen içinde işlendiği kayıt sistemidir.
• Doğrudan Tanımlayıcılar: Kendi başına bir kişiyi açıkça belirleyen veriler (örneğin T.C. kimlik numarası).
• Dolaylı Tanımlayıcılar: Başka verilerle birleştirildiğinde bir kişiyi tanımlayabilen veriler (örneğin telefon numarası, IP adresi).
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.
• Kayıt Ortamı: Kişisel verilerin saklandığı her türlü fiziki veya dijital ortamdır.
4. POLİTİKA İLE DÜZENLEME ALTINA ALINAN KAYIT ORTAMLARI
Bu politika, kısmen veya tamamen otomatik sistemlerde tutulan ya da manuel olarak bir veri kayıt sisteminin parçası olarak işlenen kişisel verileri kapsar.
4.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler;
• Verinin niteliğine,
• İlgili yasal yükümlülüklere,
• Güvenlik gereksinimlerine
uygun şekilde belirlenen kayıt ortamlarında saklanmaktadır.
Bu kayıt ortamları genel olarak aşağıdakileri içermektedir:
1. Fiziksel Ortamlar
• Evrak dolapları, arşiv odaları, güvenli kasalar
• Kağıt formatında saklanan dokümanlar
2. Dijital Ortamlar
• Şirket iç sunucuları ve veri merkezleri
• Şifrelenmiş harici diskler ve USB bellekler
• Bulut tabanlı veri depolama hizmetleri
• Yetkilendirilmiş erişime sahip yazılım sistemleri
Bazı kişisel veriler, özel nitelikleri veya yasal zorunluluklar nedeniyle yukarıda belirtilenlerden farklı ortamlarda tutulabilir. Şirketimiz, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verileri KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak
korumakta ve işlemektedir.
a) Matbu ortamlar
Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
b) Yerel dijital ortamlar
c) Bulut ortamlar
Şirket bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.
Şirket bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirket'in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
4.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirket, kişisel verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak ve hukuka aykırı erişimi ya da işlenmesini engellemek amacıyla, verilerin tutulduğu ortamların niteliklerine uygun olarak gerekli teknik ve idari önlemleri almaktadır.
Bu önlemler, aşağıda belirtilen ancak bunlarla sınırlı olmayan idari ve teknik tedbirleri kapsamaktadır.
4.2.1. Teknik Tedbirler
Şirket, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların güvenliğini sağlamak için aşağıdaki teknik önlemleri almaktadır:
• Kişisel verilerin saklandığı ortamlarda yalnızca güncel, güvenli ve teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
• Kişisel verilere yönelik güvenlik sistemleri aktif olarak kullanılmakta ve izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerinde güvenlik açıklarını belirlemek amacıyla düzenli güvenlik testleri ve analizler yapılmakta, tespit edilen riskler giderilmektedir.
• Kişisel verilere erişim yalnızca yetkilendirilmiş kişilerle sınırlandırılmış olup, erişimler veri saklama amacı doğrultusunda düzenlenmektedir.
• Şirket, kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak için yeterli teknik uzmanlığa sahip personel bulundurmaktadır.
4.2.2. İdari Tedbirler
Şirket, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların güvenliğini sağlamak amacıyla KVKK kapsamında aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilere erişimi olan çalışanların bilgi güvenliği, kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği konularında bilinçlendirilmesi için düzenli eğitimler verilmektedir.
• Kişisel verilerin korunmasıyla ilgili yasal düzenlemeler ve sektördeki gelişmeler takip edilmekte, gerekli durumlarda hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
• Kişisel verilerin üçüncü kişilerle paylaşılması gerektiğinde, bu kişilerin veri güvenliği yükümlülüklerine uymalarını sağlamak amacıyla gerekli sözleşmeler ve protokoller imzalanmaktadır.
4.2.3. Şirket İçi Denetim
Şirket, KVKK’nın 12. maddesi gereğince, kişisel verilerin korunmasına ilişkin şirket içi denetimler gerçekleştirmektedir.
Denetimler sonucunda herhangi bir eksiklik veya ihlal tespit edilmesi halinde, bu eksiklikler derhal giderilmektedir.
Şirket, denetim sırasında ya da başka bir şekilde kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirildiğini tespit ederse, durumu en kısa sürede ilgililere ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirmekle yükümlüdür.
5. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİTESİ’NİN GÖREV VE YETKİLERİ
Veri Sorumlusu, Politika’nın ilgili iş birimlerine duyurulması ve uygulanmasının takibinden sorumludur.
Ayrıca, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat değişikliklerini, Kurul’un düzenlemelerini, mahkeme kararlarını ve diğer güncellemeleri takip ederek iş süreçlerinde gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlar.
Bunun yanı sıra, Kanun ve ilgili düzenlemeler kapsamında gelen taleplerin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçleri belirler.
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARININ ORTADAN KALKMASI DURUMUNDA YAPILACAKLAR
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hukuki dayanağın ortadan kalkması, açık rızanın geri alınması veya Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartlarının sona ermesi durumunda, ilgili veriler silinir,
yok edilir veya anonim hale getirilir.
Ancak, mahkeme kararları doğrultusunda bir imha yöntemi belirlenmişse, bu yönteme uyulması zorunludur.
Şirket, kişisel verileri işleyen ve saklayan tüm kullanıcıların en geç dört ayda bir, verilerin işlenme şartlarının devam edip etmediğini gözden geçirmelerini sağlar.
Ayrıca, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvurular veya Kurul’un bildirimi üzerine bu değerlendirme periyodik süreden bağımsız olarak gerçekleştirilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine yönelik tüm işlemler kayıt altına alınır ve ilgili mevzuat gereğince en az üç yıl süreyle saklanır.
Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 13. maddesi uyarınca, Şirket’e başvurarak verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep edebilir. Talep üzerine, ilgili iş birimi kişisel verilerin işlenme şartlarını
değerlendirir ve gerekli işlemleri yerine getirir.
Talep üçüncü kişilere aktarılan verilerle ilgiliyse, Şirket bu durumu ilgili üçüncü kişilere bildirerek gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar. Ancak, işleme şartları devam ediyorsa, talep reddedilebilir ve gerekçesi ilgili
kişiye 30 gün içinde bildirilir.
Kimlik doğrulaması yapılmadan kişisel veri silme veya imha talepleri değerlendirilmeye alınmaz.
7. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ, İHLALLER VE YAPTIRIMLAR
Bu Politika, Şirket’in internet sitesinde yayımlanarak yürürlüğe girecek ve tüm çalışanlar, müşteriler, danışmanlar ve dış hizmet sağlayıcılar için bağlayıcı olacaktır.
Şirket çalışanlarının Politika’ya uyum sağlaması, amirlerinin sorumluluğundadır. Herhangi bir uyumsuzluk tespit edilmesi halinde, durum üst amire bildirilir ve gerektiğinde Veri Sorumlusu’na iletilir.
Politika’ya aykırı davranan çalışanlar hakkında Yönetim Sistemleri Sorumlusu tarafından gerekli idari işlemler uygulanır.
Şirket, KVKK kapsamında kişisel verilerin korunmasına yönelik gerekli tüm güvenlik önlemlerini alır.
8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALACAK KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI
Şirket bünyesinde, Kanun, Yönetmelik ve Politika çerçevesinde kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair yükümlülüklerin yerine getirilmesinden tüm çalışanlar, müşteriler, danışmanlar,
dış hizmet sağlayıcıları ve diğer ilgili taraflar sorumludur.
Her iş birimi, kendi süreçlerinde ürettiği verileri korumak ve saklamakla yükümlüdür. Ancak, verilerin yalnızca bilgi sistemlerinde bulunması halinde, ilgili veri bilgi sistemleri sorumlu birimleri tarafından saklanır.
Periyodik imha işlemleri, iş süreçlerini etkilemeyecek şekilde ve veri güvenliği sağlanarak, ilgili kişisel verinin türü, bulunduğu sistemler ve sorumlu iş birimi dikkate alınarak gerçekleştirilir.
8.1. VERİ SORUMLUSU
Şirket, şahıs firması olduğundan mevzuat uyarınca Genel Müdür Veri Sorumlusu olarak görevlendirilir. Veri Sorumlusu, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına ve
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Veri Sorumlusu görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
Unvan
Görev Tanımı
Veri Sorumlusu
Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi, raporlanmasından; alınan karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
8.2. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
8.2.1. Saklama Nedenleri
Şirket bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya www.ctpolathukuk.com Kurumsal Web Sitesi adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle
saklanmaktadır.
8.2.2. İmha Nedenleri
Şirket bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun'un 5'nci ve 6'ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok (imha) edilir veya
anonim hale getirilir. KVKK Kanun'un 5'nci ve 6'ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
-
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
-
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
-
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
-
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
-
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
-
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
-
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
8.3. İMHA YÖNTEMLERİ
Şirket, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi
doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re'sen siler, yok (imha ) eder veya anonim hale getirir.
Şirket" tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
8.3.1.1 Silme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin
Silme Yöntemi (Karartma)
Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda
kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale
getirilmesi şeklinde yapılır.
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemi (Yazılımdan güvenli olarak silme)
Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
8.3.1.2 Yok (imha) Etme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri (Fiziksel yok etme)
Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek, fiziksel olarak kesmek ve/veya delmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
Fiziksel yok etme
De-manyetize etme (degauss)
Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Üzerine yazma
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1'lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri (Yazılımdan güvenli olarak silme)
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
8.3.1.3. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
Değişkenleri çıkarma
Bölgesel gizleme
Genelleştirme
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.
Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama
Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir.
Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
Mikro birleştirilme
Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
Veri karma ve bozma
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.
Şirket, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
9. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo aşağıda yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo Şirket kişisel veri envanterinde yer alacak süreçlerin sahibi iş birimlerince, tereddüt halinde Veri Sorumlusu değerlendirmeleri de alınarak, güncellenecektir.
9.1. Kişisel veri Saklama Tablosu ( Süreleri )
VERİ SAHİBİ
VERİ KATEGORİSİ
VERİ SAKLAMA SÜRESİ
Çalışan
Çalışan
Çalışan
İnternet Sitesi Ziyaretçisi
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman
Ziyaretçi
Müşteri
Çalışan Adayı
Şirket'in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum / Şirket (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise
Potansiyel Müşteri
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri
İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler
Şirket'e ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N.( kimlik bilgileri)
Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri
Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler
İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri
Potansiyel Müşteri ile Şirket arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler
Şirket'in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum / Şirketler ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, Şirket'in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum / Şirket çalışanı verileri
Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir.
Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir.
Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir.
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, Şirket'le olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 ile Türk Ticaret Kanunu M.82 uyarınca 10(on) yıl süre ile saklanır.
1(bir) yıl süre ile saklanır.
2(iki) yıl süre ile saklanır.
En fazla 2(iki) yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.
Müşteri'nin, dosyanın kapatılmasından itibaren 15(onbeş) yıl süre ile saklanır. Ses Kayıtları ise 5 yıl saklanır.
10 ( on) yıl süre ile saklanır.
Şirket'in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum / Şirketlerin, Şirket'le olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 ile Türk Ticaret Kanunu Md.82 uyarınca 10(on) yıl süre ile saklanır.
*Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
3.3.2. İmha SüreleriŞirket, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Kişisel Verileri
Saklama ve İmha Politikası kapsamında sorumluluğu altındaki kişisel verileri silme, yok etme veya
anonim hale getirme yükümlülüğünün doğduğu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde ilgili verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanun’un 13. maddesi kapsamında Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde:
• Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, Şirket talebe konu verileri, talebin alındığı tarihten itibaren 30 (otuz) gün içinde uygun bir imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirket’in talebi değerlendirmeye alması için ilgili kişinin başvurusunu, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına uygun şekilde yapmış olması gerekmektedir. Şirket, gerçekleştirilen işleme dair ilgili kişiyi bilgilendirir.
• Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Şirket talebi Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesiyle birlikte reddedebilir ve ret cevabını en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirir.
10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
6698 sayılı KVKK kapsamında, kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, Şirket bu verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde belirlenen periyotlarla re’sen gerçekleştirilecek işlemlerle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
10.1. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
Şirket, hem talep üzerine hem de periyodik imha süreçlerinde gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, ilgili mevzuata, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun şekilde yürütür.Bu süreçlerin hukuka ve iç düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
10.1.1. Teknik Tedbirler
• Şirket, her bir imha yöntemi için uygun teknik araç ve ekipmanları temin eder.
• İmha işlemlerinin gerçekleştirildiği ortamların güvenliğini sağlar.
• İmha işlemlerini gerçekleştiren kişilerin erişim kayıtlarını saklar.
• İmha süreçlerinde yetkin ve tecrübeli personel görevlendirir veya gerektiğinde uzman üçüncü kişilerden destek alır.
10.1.2. İdari Tedbirler
• Şirket, imha işlemlerini gerçekleştiren çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği konularında bilinçlenmesini sağlamak amacıyla eğitimler ve farkındalık çalışmaları yapar.
• Kişisel veri güvenliği, özel hayatın gizliliği ve güvenli imha teknikleriyle ilgili gelişmeleri takip ederek gerekli önlemleri almak adına hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
• İmha işlemlerinin üçüncü kişiler tarafından yapılması gerektiğinde, ilgili taraflarla kişisel verilerin korunmasına yönelik protokoller imzalar ve bu protokollere uyulmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.
• Şirket, imha işlemlerinin mevzuata ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygunluğunu düzenli olarak denetler ve gerektiğinde düzeltici önlemler alır.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili gerçekleştirilen tüm işlemler kayıt altına alınır ve diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla en az iki yıl süreyle muhafaza edilir.
11. YÜRÜRLÜK
Bu politika, yayınlandığı tarih itibarıyla yürürlüğe girer.Şirket genelinde duyurulması ve güncellenmesi Veri Sorumlusu’nun sorumluluğundadır.
12. GÜNCELLEME VE UYUM
Şirket, Kanunda yapılan değişiklikler, Kurum kararları, sektörel gelişmeler veya bilişim alanındaki yenilikler doğrultusunda Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.Politikada yapılan değişiklikler gecikmeksizin metne işlenir ve yapılan güncellemeler politikanın sonunda açıklanır.